Op donderdag 21 april jl. vond het eerste congres plaats welke is georganiseerd door Alpha Adviesbureau en Pactum: het Contract Congres 2022. Zoals de eigenaren Mathieu en Simon na afloop verwoordden: “Het was best spannend om een congres te organiseren; is er interesse voor en komen er voldoende mensen op af? Het motto was: gewoon doen, we zien het wel!”. En die moed is beloond: het was een succesvolle, leerzame en goed bezochte dag waar we met een heel tevreden gevoel op terugkijken.

Stefan Tatan startte als eerste spreker en nam het publiek mee in de wereld van contractmanagement. Een contract is een compromis; opdrachtgever en leverancier hebben naast overeenkomstige belangen, ook uiteenlopende belangen. Een contract moet gemanaged worden met als resultaat dat contractdoelstellingen worden behaald en benodigde en betaalde diensten/leveringen in lijn liggen met de gecontracteerde en de geleverde diensten. De contractmanager is hierin de scheidsrechter. De vraag die iedere organisatie zich moet stellen is: ‘Wat is ongestoorde bedrijfsvoering waard?’ Is het antwoord “veel”, dan er is absoluut meerwaarde in het inrichten van contractmanagement. Het contract (inclusief bijlagen) vormt het gereedschap van de contractmanager; hierin staan de spelregels die de basis vormen voor de samenwerking.

Een aantal concrete voorbeelden die een ieder herkent die de noodzaak laten zien van contractmanagement:

• De prijs wordt geïndexeerd met 6%, terwijl in het contract is afgesproken dat de maximale indexering is vastgesteld op 3%.
• Er zijn 500 laptops nodig in plaats van de 800 vastgesteld in het contract.
• De gebruikers zijn ontevreden over de dienstverlening en beoordelen deze met een 6, in het contract is afgesproken dat de gebruikerstevredenheid minimaal een 7,5 moet zijn.

Voer je goed contractmanagement en weet je wat je afgesproken hebt? Dan weet je bovenstaande voorbeelden te ondervangen. Laat je het contract in de la liggen na ondertekening, dan zal een leverancier wegkomen met bovenstaande situaties. Kortom: “Je krijgt de leverancier die je verdient”, wat Stefan daarmee wil zeggen is dat wanneer er niet afgestemd en gecontroleerd wordt in ieder geval één van de samenwerkende partijen ontevreden is.

Vervolgens nam dagvoorzitter en spreker Lourens Wijnen het publiek mee in een aantal stellingen. Eén van de stellingen luidde: “wanneer je geen contractmanagement uitvoert, kan je net zo goed stoppen met inkopen”. Verschillende meningen volgden:

Oneens:

- “Niet ieder contract is even belangrijk en moet gemanaged worden, soms is alleen inkopen voldoende.”

Hier is het publiek het unaniem over eens: de mate waarin contractmanagement toegepast dient te worden, verschilt per contract.

Eens:

- “Wanneer een contract in de la komt te liggen en niemand er meer naar kijkt, heeft het geen nut om een contract af te sluiten”

Conclusie: contractmanagement is belangrijk, de mate van intensiviteit wisselt per contract.

Een andere stelling had te maken met het wel of niet hebben van een contractmanagementsysteem die het werk van een contractmanager faciliteert en makkelijker maakt, zoals Pactum. Conclusie is dat zowel het uitvoeren van contractmanagement als het gebruikmaken van een faciliterend systeem in veel organisaties in de kinderschoenen staat; hier is nog veel winst in te behalen op weg naar meer controle en dus het makkelijker maken van je werk wat ten goede komt aan je werkgeluk.

Ten slotte nam Mark Tuitert ons mee in zijn levensverhaal, gebaseerd op het onderwerp ‘werkgeluk’. Schaatsen was al vroeg zijn passie, hij had zichzelf een doel gesteld: het winnen van een gouden medaille op de 1500 meter schaatsen op de Olympische spelen. De spelen van 2002 en 2006 heeft Mark gemist; hij heeft deze olympische spelen vanaf de bank thuis moeten aanschouwen: in 2002 gleed hij uit in een bocht en kon hij zich niet plaatsen voor de Olympische spelen; wat een pech, weer 4 jaar wachten. In 2006 was hij was overtraind. Mark heeft te hard getraind zonder rust te nemen. Voor de spelen in 2010 heeft Mark alle puzzelstukjes in elkaar laten vallen: balans tussen trainen en rusten, en zorgen dat privé alles goed voelde. Privé en werk/prestaties zijn namelijk niet van elkaar te scheiden. Toen alle puzzelstukjes klopten en hij de juiste, stoïcijnse mindset had is het gelukt: de gouden medaille op de 1500 meter op de Olympische Spelen in Vancouver! 12 jaar trainen, voor nog geen twee minuten pieken op het ijs.

De link tussen contractmanagement en werkgeluk: wanneer contractmanagement goed en in de juiste mate wordt toegepast, wordt het maximale uit de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer gehaald. Resultaat is dat een organisatie krijgt wat hij nodig heeft, dus dat de geleverde dienstverlening in lijn staat met de benodigde en betaalde dienstverlening. Controleerbare afspraken, daarmee duidelijkheid en wederzijdse tevredenheid: dat zorgt voor werkgeluk.

Wil je meer informatie over hoe je contractmanagement in jouw organisatie kan toepassen of dit verder kunt professionaliseren door middel van een contractmanagementsysteem? Neem dan contact met ons op. We helpen je graag verder.