Wanneer je gaat aanbesteden, krijg je na het in kaart brengen van de opdracht te maken met de vraag: mogen we de opdracht als één opdracht in de markt zetten of dient de opdracht in percelen in de markt gezet te worden? Dit is een vraagstuk waar veel aanbestedende diensten mee worstelen. Het vergt namelijk kennis van de markt om het juiste antwoord te verkrijgen. Maar waar komt deze keuze eigenlijk vandaan? En hoe is eenvoudig te bepalen voor welke optie gekozen moet worden? Met onze expertise in veel verschillende (met name facilitaire en ICT) segmenten, ondersteunen wij onze opdrachtgever bij de keuze.

Aanbestedingswet

In artikel 1.5, lid 1 van de Aanbestedingswet 2012 staat dat “aanbestedende dienst niet onnodig opdrachten samen mag voegen. Alvorens eventuele samenvoeging plaatsvindt, moet onder andere gekeken worden naar de samenstelling van de relevante markt en de invloed van de samenvoeging op de toegang tot de opdracht voor voldoende bedrijven uit het MKB”.

Stel jezelf dus eerst de vraag of de opdracht die jij gaat aanbesteden door één bedrijf uitgevoerd kan worden en hetzelfde voorwerp betreft. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een multifunctional met een betaalsysteem. Kan dezelfde leverancier een betaalsysteem leveren op een multifunctional of moet dit door twee verschillende leveranciers gedaan worden? Is het standaard in de branche dat de leverancier zowel het betaalsysteem als de multifunctional kan leveren? Is het antwoord hierop ja, dan lijkt het erop dat je niet in percelen aan hoeft te besteden. Maar stop nog niet met lezen, de Aanbestedingswet zegt nog meer:

In lid 1.b. van het artikel wordt gesteld dat “acht dient te worden geslagen op de organisatorische gevolgen en risico's van de samenvoeging van de opdrachten voor de aanbestedende dienst, het speciale-sectorbedrijf en de ondernemer”.

De vraag die je hierbij moet stellen is welke voor- en/of nadelen het biedt om het beheer en onderhoud van het betaalsysteem en de multifunctional te bundelen in één opdracht (om het eerder aangehaalde voorbeeld vervolg te geven).

In lid 1.c. is gesteld dat “de mate van samenhang van de opdrachten van belang is in de overweging”.

In ons voorbeeld vraag je je hier dus af welke samenhang er tussen het betaalsysteem en de multifunctional is om te kunnen bepalen of dit functioneel en technisch een onlosmakelijke verbinding is.

Indien uit jouw antwoorden blijkt dat dit aanleiding geeft om de opdracht als één geheel in de markt te zetten, moet je deze keuze goed motiveren in de aanbestedingsdocumenten (artikel 1.5, lid 2 AW). Als jouw antwoorden je vertellen dat er toch mogelijk sprake is van samenhangende, maar niet onlosmakelijk aan elkaar verbonden opdrachten, moet je de opdracht opdelen in percelen (Artikel 1.5, lid 3 AW): in het voorbeeld is dit dan één perceel voor het leveren van de multifunctionals en één perceel voor het leveren van het betaalsysteem.

Marktonderzoek

Ken je de markt niet voldoende om een gedegen antwoord te kunnen geven op bovenstaande vragen, dan is het mogelijk dat je een marktverkenning doet. Dit is vormvrij. Je zou ervoor kunnen kiezen om een marktconsultatie uit te schrijven onder een beperkt aantal leveranciers of om deze te publiceren op Tenderned, zodat iedere geïnteresseerde partijen hierop kunnen reageren. Maar je kunt het ook laagdrempelig aanpakken: zoek op internet, kijk in andere publicaties op Tenderned hoe andere aanbestedende diensten dit aangepakt hebben, zoek in jurisprudentie of hier een interessante casus tussen zit of pak de telefoon en bel een aantal leveranciers op.

Houdt bij een vorm van marktverkenning altijd in de gaten dat de informatie die beschikbaar gesteld wordt aan de partijen die deelnemen aan de marktconsultatie, ook gedeeld wordt in de aanbestedingsprocedure. Laten we de beginselen niet vergeten: Transparantie, Objectiviteit, Gelijkheid, Non-discriminatie en Mededing niet beperken.