De meest essentiële periode voor een succesvolle aanbesteding is de voorbereiding. Regelmatig zien wij dat een aanbesteding van vijf jaar geleden, met een paar aanpassingen, opnieuw op de markt wordt gebracht. Maar zijn jouw wensen en behoeften de afgelopen vijf jaar hetzelfde gebleven? Is de markt inmiddels niet veranderd en slimmer geworden? En nog belangrijker: is jouw contract toekomstbestendig?

Wanneer je aan de vooravond van een nieuwe aanbesteding staat, is het verleidelijk om snel een programma van eisen te formuleren. Maar wanneer je geen goede vraag stelt, kun je nooit een passend antwoord verwachten. Inkoopadviseur Mitchel vertelt: “Een aanbesteding is een intensief traject, met name de voorbereiding. Daar is een reden voor, want het is heel belangrijk om je wensen en eisen te bepalen. Pas als je dat gedefinieerd hebt, kun je de volgende stap nemen.” Om je op weg te helpen geven we drie tips voor een goede voorbereiding van een aanbestedingstraject. 

Begin op tijd
Op tijd starten, dat is makkelijker gezegd dan gedaan. “In de praktijk hoor je regelmatig dat een aanbesteding te laat wordt opgestart, met als gevolg dat er snel een programma van eisen moet komen,” vertelt Mitchel. “De inkoper wordt dan gevraagd om het oude PVE tevoorschijn te halen, of nog erger, een PVE van Tenderned te plukken. Maar dat is het verkeerde uitgangspunt.” Want het is helemaal niet gezegd dat jouw inkoopbehoefte dan goed op papier staat. Neem een voorbereidingstijd van minimaal zes maanden! Komt de vervaldatum van het contract al dichtbij? Ga dan met je leverancier in gesprek om het contract met een aantal maanden te verlengen, zodat je rustig een aanbestedingstraject kunt opstarten. En de échte inkoopbehoefte kan achterhalen.

Maar het beste is natuurlijk om op tijd te starten. 

Verzamel de juiste gegevens
Vraag alle gegevens op die beschikbaar zijn van een contract, zoals de meest recente managementrapportages, servicemeldingen en gesprekverslagen van het afgelopen jaar. Kijk of je een patroon kunt ontdekken in zaken die minder goed gaan, of juist heel goed, en neem dit mee in je aanbesteding. Loop je er bijvoorbeeld nu tegen aan dat een servicemelding niet tijdig wordt opgelost? Wellicht verdient dit dan meer aandacht in de aanbesteding. 

Kritische houding
Zodra je de diepte ingaat en een programma van eisen opstelt, is het belangrijk om een kritische houding aan te nemen. Mitchel vertelt: “stel bij iedere eis de vraag: waarom? Waarom wil iemand vijf jaar garantie? Waarom moet er een oplostijd komen van zes uur? Zo kom je erachter wat de achterliggende behoefte is en waar de eventuele pijn zit. Vaak willen organisaties zich indekken voor bijna ieder risico, maar hoe vaak komt iets nou daadwerkelijk voor? Het zou zinvoller zijn om de leverancier met een oplossing te laten komen die wellicht nog beter aansluit.”

Heb jij moeite om jouw inkoopbehoefte te formuleren? Onze adviseurs kunnen je helpen. Bel of mail ons voor meer informatie of een vrijblijvende afspraak.