De Nota van Inlichtingen (Nvi) is bedoeld als middel om vragen te kunnen stellen over de aanbesteding. Zeker ook zinvol voor de aanbestedende dienst om aanbestedingen, waar nodig, aan te scherpen. Doordat meer leveranciers inzetten op aanbestedingen en zich op dit gebied professionaliseren, wordt het speelveld groter. Daardoor wordt er ook meer gebruik gemaakt van de Nvi. Opvallend is dat het vaker lijkt alsof het middel gebruikt wordt om concurrenten onder druk te zetten. We gaan even terug naar de basis: wat is de functie van de Nota van Inlichtingen en wat zijn belangrijke aandachtspunten?

Functie en doel van de Nvi

Laten we beginnen bij het begin, de functie van de Nota van Inlichtingen. Voor aanbestedingsprocedures bestaat de mogelijkheid om vragen te stellen over de aanbesteding. De Nvi is bedoeld om bijvoorbeeld vragen te stellen over de aanbestedingsprocedure en de aanbestedingsdocumenten.

Er kunnen twee vragenrondes gebruikt worden. De eerste ronde is bedoeld voor alle mogelijke vragen die betrekking hebben op de aanbesteding. Dit kunnen bijvoorbeeld duidingsvragen of juridische vragen zijn. Een tweede ronde is juist bedoeld voor het stellen van verdiepingsvragen, die aan de hand van de eerste ronde gesteld zijn.

Vragen of verijdelen?

De aanbestedende dienst krijgt vragen binnen, waarna alle vragen worden beantwoord. Alle vragen en antwoorden worden vervolgens openbaar gemaakt. Andere vragen en antwoorden kunnen immers ook interessant zijn voor de overige vragenstellers. Een belangrijk onderdeel van het systeem om transparantie te geven, waardoor de Nota van Inlichtingen extra waarde krijgt. Het openbaar maken van de vragen en antwoorden gebeurt anoniem.

Wij komen steeds vaker tegen dat de Nvi gebruikt wordt om concurrenten uit te sluiten van deelname aan een aanbesteding, iets wat juist níét de bedoeling is. Er worden dan bijvoorbeeld vragen gesteld om een eis toe te voegen aan het programma van eisen, waarvan de vragensteller weet dat er niet aan kan worden voldaan door de concurrentie. Op deze manier wordt er geprobeerd om de aanbestedende dienst te verleiden om een eis van toepassing te verklaren, waardoor er leveranciers niet meer kunnen voldoen aan de aanbesteding. Dit zorgt voor uitsluiting van leveranciers en beperkt de marktwerking.

Aandachtspunten

Het bestaan van de Nota van Inlichtingen is van groot belang om vragen te kunnen stellen over aanbestedingen en zeker ook om aanbestedingen scherper en beter te krijgen. De aanbestedende dienst kan de vragen gebruiken om wijzigingen door te voeren en aanbestedingen beter te maken., waarbij zij moeten opletten dat ze niet te maken krijgen met een wezenlijke wijziging. Om de meerwaarde van dit middel te behouden, zijn er een aantal belangrijke aandachtspunten.

In de basis is de Nvi bedoeld voor het stellen van vragen, laten we het daar dan ook voor gebruiken. Aanbestedende partijen moeten alert zijn, aan de hand van de vragen die gesteld worden, het antwoord geen consequenties heeft voor het uitsluiten van andere leveranciers. Verder moeten aanbestedende diensten scherp en alert blijven door te kijken naar het doel waarmee vragen gesteld worden. Op die manier kan er worden voorkomen dat de Nvi wordt ingezet om andere spelers uit te sluiten.

De Nota van Inlichtingen moet verduidelijken en betrokken partijen scherp houden. Laten we het dus vooral gebruiken als een vragenronde en niet als een verkapte uitsluitingsronde.