Na een inkooptraject verdwijnt het afgesloten contract na ondertekening in een la; misschien ergens opgeslagen in een digitale map, of soms is het helemaal niet duidelijk waar het is gebleven. Deze situaties zijn bij verschillende organisaties helaas meer regel dan uitzondering; dat is zonde en vooral een gemiste kans! Want hoe weet je nu welke afspraken zijn gemaakt in het contract? Hoe weet en controleer je of je krijgt waar je voor betaalt? Dé manier om inzicht te krijgen en te houden in de verschillende contracten, is contractbeheer.

Wanneer een nieuw contract is afgesloten start de contractbeheerder met het registreren van de contractgegevens, zoals de ingangs- en einddatum en de verlengingsmogelijkheden. Samen met de belangrijkste stukken uit de aanbesteding en natuurlijk het contract zelf, vormt dit de basis van het contractdossier.

Een contract loopt vaak meerdere jaren; in die jaren staat de wereld niet stil. Kortom: je krijgt te maken met wijzigingen om te blijven krijgen wat je nodig hebt. De contractbeheerder zorgt voor het verwerken van alle wijzigingen in het contract. Waarom? Zo zijn het contract én daarmee de gemaakte afspraken te allen tijde up-to-date voor de contractgebruikers en worden indien van toepassing, ook financiële gevolgen hierin opgenomen. Denk aan indexeringen, het verminderen, het vermeerderen of een aanpassing in invulling van de dienstverlening.   

Alpha biedt naast bovengenoemde zaken ook factuurcontrole aan als onderdeel van contractbeheer. Hierbij controleert de contractbeheerder de facturen op basis van de gemaakte prijsafspraken en worden ze pas doorgestuurd wanneer ze goedgekeurd zijn en dus voldoen aan de gemaakte afspraken in het contract. Eventuele afwikkeling van afgekeurde en aangepaste facturen wordt door de contractbeheerder gedaan, waardoor de opdrachtgever tijd heeft voor andere zaken. Wanneer de prijzen geïndexeerd moeten worden, zorgt de contractbeheerder voor de aanpassing van de prijzen zodat voor opdrachtgever en leverancier de prijzen voor het nieuwe jaar duidelijk zijn.

Is er een beslissing genomen over het wel of niet verlengen van het contract? De contractbeheerder zal dit verwerken en eventueel ondersteunen door een opzeggings- of verlengingsbrief op te stellen.

Door het registreren van de verschillende data die gepaard gaan met het contract, krijgt de contractmanager tijdig een sein over het aflopen van het contract. Mocht er dan gekozen worden voor het beëindigen van het contract, is er nog genoeg tijd om een inkooptraject op te starten. Zo zie je dat contractbeheer de basis is voor het goed uitvoeren van het afgesloten contract, maar ook voor een vervolgtraject wanneer het contract afloopt. Heb je netjes alle mutaties bijgehouden tijdens het aflopende contract? Dan kun je dit gebruiken als input voor het nieuw te sluiten contract.

Alpha helpt jou graag met jouw contractbeheer! Dat kan door dit voor jouw organisatie in te richten en uit te voeren, of door het helpen opzetten van contractbeheer binnen jouw organisatie waarna een medewerker binnen jouw organisatie hier verantwoordelijk voor wordt.

Wil je meer over weten of heb je andere vragen over contractbeheer na het lezen van deze blog? Neem dan gerust contact met ons op!